MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ADMINISTRADOS Y MANEJADOS POR LA SOCIEDAD KONKRETUS S.A.S.

El presente documento contiene las Políticas para el Tratamiento de los Datos Personales Administrados por la sociedad KONKRETUS S.A.S., en virtud de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como por lo consagrado en el Decreto Único 1074 de 2015.

PRIMERO: ÁMBITO DE APLICACIÓN. – El presente documento contiene las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual, es elaborado de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y las demás disposiciones legales que las modifiquen, complementen o sustituyan.

Estas políticas serán aplicadas por la sociedad KONKRETUS S.A.S. (en adelante, “KONKRETUS”) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, respecto de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales al interior de la compañía.

SEGUNDO: RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. – De acuerdo con la definición ofrecida por el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, será responsable del tratamiento la siguiente persona jurídica.

Denominación Social
KONKRETUS S.A.S.
NIT
900.435.618 - 3
Dirección
CALLE 100D SUR N° 50 -96
Teléfono
4442901
Correo electrónico
a.mesa@konkretus.co
Domicilio
La Estrella

TERCERO: DEFINICIONES. – Para los efectos del presente reglamento, se tendrán en cuenta las definiciones incluidas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012.
  1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

CUARTO: FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.
KONKRETUS podrá recolectar datos e información personal de i) sus accionistas; ii) empleados y prestadores de servicios; iii) clientes, y iv) proveedores; entre otros, con las finalidades que, de manera general, se describen a continuación.
Los datos personales y sensibles (cuando se trate de ellos) usados, administrados, recopilados, manejados, suprimidos, y en general, sometidos a tratamiento por parte de KONKRETUS, podrán ser tratados con las siguientes finalidades:
  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, trabajadores y deudores, incluido el pago de obligaciones contractuales y la prestación bienes y de servicios.
  2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes.
iii. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  1. Evaluar la calidad del servicio o la atención al cliente o consumidor.
  2. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo o estadísticas de compras.
  3. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por KONKRETUS y/o por terceras personas.
vii. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
viii. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  1. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de KONKRETUS.
  2. Todas aquellas finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritas en los avisos de privacidad respectivos, según sea el caso.
  3. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas que se creen en el futuro.

De manera particular, las bases de datos administradas por el Responsable de tratamiento, podrán tener las siguientes finalidades:
1.1. Bases de datos de Accionistas:
Respecto de los accionistas, KONKRETUS recopilará datos personales, tales como su nombre, denominación o razón social; tipo de identificación, número de identificación; datos de ubicación, como dirección, teléfono, domicilio y correo electrónico; información financiera, como su número de acciones suscritas, el valor nominal de las mismas y su valor patrimonial; igualmente, cuando haya lugar a ello, el monto de los dividendos entregados y el valor de los impuestos pagados por el accionista.

Los anteriores datos serán recolectados, almacenados, usados, puestos en circulación, suprimidos y, en general, administrados por KONKRETUS con la finalidad de cumplir con las obligaciones derivadas del código de comercio colombiano, que regulan las relaciones entre accionistas o, entre estos y la sociedad. Particularmente en cuanto a la obligación que tienen los accionistas de registrar su dirección y datos de contacto ante la administración de la sociedad; o la obligación que tiene el administrador de la sociedad de citar o convocar a los accionistas a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas.

Igualmente, la información financiera que reposa en las bases de datos de la compañía, respecto de todos los accionistas, será utilizada única y exclusivamente al interior de la compañía, para temas de manejo interno de acciones, valores nominales, valores patrimoniales, dividendos e impuestos. Esta información será considerada reservada y no se podrá divulgar a menos que así lo requiera el accionista titular.

1.2. Bases de datos de empleados y prestadores de servicio
Respecto de los empleados y demás prestadores de servicio de la sociedad KONKRETUS, serán administrados datos personales como: nombre, denominación o razón social; datos de ubicación y contacto, tales como: dirección, teléfono, correo electrónico y ciudad; datos socioeconómicos, tales como: estrato, barrio, número de personas a cargo, salario, régimen de salud; datos laborales, como: EPS a la que pertenece, ARL, caja de compensación, administrador de fondos de pensiones y cesantías, tipo de contrato; entre otros.
Los anteriores datos, y todos aquellos que se recolecten en virtud de la relación laboral o de servicio, serán utilizados única y exclusivamente por la sociedad KONKRETUS en desarrollo de la relación laboral que tenga con sus empleados y sus prestadores de servicio, de conformidad con las disposiciones del código sustantivo del trabajo y la seguridad social.

1.3. Bases de datos de clientes
Los datos y la información personal que se recolecte por la sociedad KONKRETUS, correspondiente a sus clientes será utilizada por la compañía para efectos de administrar la facturación y realizar los requerimientos a que haya lugar en relación con los servicios prestados por KONKRETUS a favor de todos sus clientes desde el punto de vista contable, administrativos y operativos.

Por otro lado, los datos de contacto, tales como: nombre, denominación o razón social, dirección, teléfono, correo electrónico y domicilio serán utilizados por KONKRETUS para el envío de requerimientos e información de interés derivada de las relaciones profesionales y de servicios, vigentes entre KONKRETUS y sus clientes.

1.4. Bases de datos de proveedores.
Los datos y la información personal recopilada por KONKRETUS respecto de sus proveedores será utilizada únicamente en el desarrollo y ejecución contractual de las relaciones comerciales vigentes entre las partes.

PARÁGRAFO PRIMERO: Autorizaciones. - Para efectos de obtener las autorizaciones para el manejo y la administración de los datos personales, dadas por cada uno de los titulares, KONKRETUS podrá establecer mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Forma de obtener la autorización. - Se entenderá que la autorización ha sido otorgada cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

QUINTO. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR. – Además de los derechos consagrados por el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de KONKRETUS:
  1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de KONKRETUS, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
  2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
  3. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
  4. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal.
  5. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
  6. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos, tanto el titular, como la persona que lo represente, deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

SEXTO: OBLIGACIONES DE KONKRETUS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. - Todas las personas obligadas a cumplir y observar las presentes políticas al interior de KONKRETUS, bien sea en calidad de administradores, abogados, asesores, empleados o prestadores de servicio, deben acatar las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás que se desprendan de la ley 1581 de 2012, y todas aquellas que la reglamenten, complementen, modifiquen o sustituyan:
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en las presentes políticas.
  11. Adoptar el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SÉPTIMO: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL. – Los titulares de datos personales, así como las personas enumeradas en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, en virtud de su derecho de acceso podrán elevar Peticiones, Quejas o Reclamos directamente al área encargada de recibir dichas solicitudes.

Para tales efectos, estas personas podrán enviar sus peticiones, quejas o reclamos por medio de los siguientes canales habilitados:
  1. Por medios electrónicos, enviando su petición, queja o reclamo al correo electrónicos: a.mesa@konkretus.co

La solicitud radicada por este medio deberá contener: i) identificación del titular de los datos personales o la indicación de actuar en determinada calidad, demostrando encontrarse legitimado para ello; ii) la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o al reclamo; iii) la indicación de los datos de contacto, como dirección, teléfono y correo electrónico; y iv) la persona deberá acompañar los documentos que pretenda hacer valer.

7.1. Cuando se trate de la interposición de una consulta, esta será resuelta por KONKRETUS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. Tratándose de la presentación de reclamaciones, dirigidas a corregir, actualizar o suprimir alguno de los datos personales manejados por el responsable del tratamiento, o cuando se considere que se está incumpliendo cualquiera de los deberes incluidos en este reglamento o en la ley; se ha de seguir el siguiente procedimiento:
  1. La solicitud radicada en los términos establecidos en la presente cláusula, será estudiada por KONKRETUS, quien, en caso de encontrar incompleto el reclamo, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

OCTAVO: MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS POR KONKRETUS. - En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, KONKRETUS S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

NOVENO: AVISO DE PRIVACIDAD. - En el evento en que KONKRETUS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, el cual será comunicado al titular del dato desde el momento mismo de la recolección del dato, y cuyo texto se conservará para consulta de la Superintendencia de Industria y Comercio.

DÉCIMO: VIGENCIA. - El presente documento contiene las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, implementadas por la sociedad KONKRETUS S.A.S., en virtud de lo establecido por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, las cuales estarán vigentes a partir de la firma del presente documento por su representante legal, y por todo el término de vigencia de las bases de datos administradas o sometidas al tratamiento de KONKRETUS.
Dichas bases de datos, estarán vigentes de manera indefinida mientras subsistan las actividades económicas prestadas por KONKRETUS, y se conserven las condiciones contractuales que dieron origen a su creación.

Cualquier cambio que se presente respecto de estas políticas de tratamiento, se informará debidamente a través de la dirección de correo electrónico: a.mesa@konkretus.co
Suscrito en La Estrella a los cinco (5) días del mes de febrero de 2019.

 
ANDRÉS MESA BOTERO
Representante legal
KONKRETUS S.A.S.